COLUMN
コラム

2021.08.31

Vol.2

【防災備蓄】なぜかうまくいかない　備蓄品の期限管理のコツ

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  備蓄品の賞味期限管理のコツ

  多くの企業や学校での防災備蓄の賞味期限の管理は、Excelで行われています。

   

   

  データとして重要なのは、保管場所とアイテム名と賞味期限。

  行政の様に市民数万人分という様なデータ量は無いので、それほど難しいことではありません。

  ただ、データ作成に当たっては、いくつか押さえるべきポイントがあります。

   

   

  ①データ入力時の決まり事を徹底する

   

  正しい入力ができていないと、絶対に正しいアウトプットはできません。

   

  一人称で最初から最後まで入力するのであれば、それほど大きくデータがずれることはありません。問題は複数の人が入力をした場合や、複数のファイルのデータを合体させた場合に発生します。

   

  同じアイテムでも、例えば保存水を「長期保存水」と書いたり、「７年保存水」と書いたり、ブランド名で書いたり、ここがデータだけでは同じものなのか、違うものなのかの見分けがつきません。サイズは500mlなのか２Lなのか、数量は本数なのか箱数なのかなど、単位を揃えることも重要です。

   

  ここをおろそかにすると、後で確認と修正に時間を取られます。

  また、防災備蓄品は、災害があれば使用しますし、賞味期限が来れば入替えが行われます。初期登録の後も、継続してデータ更新をしていく必要があります。

   

  Excelの表はできるだけ単純化して保管することをおすすめします。

  例えば、従業員数のセルを変化させると、充足率や不足数が変化するという表を見たことがありますが、次のご担当者がExcelの達人で無い場合、こうしたファイルはなかなか引き継がれません。

   

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  年に１回は、リストのデータと実数の棚卸しを行う

  そうは言っても、次第にリストと実数に乖離が出てきますので、定期的に修正をします。

  ただ、作業的には全く難しくないのですが、これも実行しようとなると難易度は高いと思います。

   

  量が多ければ多いほど、手間がかかり手に負えなくなると思います。

  資産同様に棚卸しができればベストなのですが、直接利益を生まない作業にリソースを割り振るのは難しく、どうしても後回しになってしまいます。

   

  初期登録でしっかりとしたデータが作れても、年月が経過すると、担当者も異動で変わり、データ入力時の決まり事も忘れられてしまい、追跡もできず、乖離はどんどん広がる一方なのです。

   

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  管理を誰かにやってもらうという手もあります

  世の中には、防災備蓄品の管理をウェブ上で行うことができるサービスが沢山あります。

   

  無料のものも、有料のものも。

  ただ、共通しているのは自分達が入力をするということ。

   

  多くの方が、管理が楽になると思い導入検討されるのですが、そもそも、きちんと入力ができてそれが維持できるなら、Excelでも十分なレベルの業務なのですが、残念ながらそれが思うようにできないから問題なのです。

   

  株式会社遠藤防災事務所の「期限管理システム」は、他社と違い、ご購入いただいた顧客のデータの入力を代行して行うフルサービスです。

   

  ご購入いただいた場合は、どこに何を何個入れたかがの情報が弊社の方でわかっていますので、弊社側で代行して入力することが可能です。面倒な入力作業は必要ありません。初期登録のイニシャルコストも、次の購入までランニングコストもかかりません。

   

  さらに、ここからは有償となりますが、防災備蓄品の「棚卸し業務」も業務委託契約で承っております。

   

  棚卸し→必要な備蓄品のご提案→納品入替え→その後の定期的な管理

   

  までの「管理代行」をオールインワンで行うことも可能です。

   

   

  防災備蓄品の入替えのご相談は、実績と知見の豊富な株式会社遠藤防災事務所までお問い合わせください。

   

   

  「期限管理システム」のご相談は、株式会社遠藤防災事務所までお問い合わせください。