CASE
事例紹介
全国８０ヶ所の備蓄品の入替えを、本社で一括管理する方法はないか？
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状況
全国に多くの支店、営業所をお持ちの大手ゼネコン様
当初、各支店・営業所が独自に揃えていた防災備蓄を、全社で標準化し本社で一元管理をすることになったのですが、各支店・営業所の備蓄品購買時期の違いから、毎月のように全国のどこかで入替えが発生していました。
本社で一元管理をするにも、人事異動等で引き継ぎがなされず、支店のご担当者様が気づかず、賞味期限切れのままになってしまったものが残っていたり、入替え後に本社でデータの更新作業が頻繁に発生するなど、本社でも支店でも防災備蓄品の管理が、防災担当者様の大きな負担となっていました。
【備蓄品管理担当者に共通するお悩み】
1.管理者が人事異動で変わるとき、備蓄品の資料やデータが引き継がれず、現状がわからなくなる
2.来年度に発生する入れ替え内容がわからず、予算組みができない
3.支店・営業所の備蓄品の賞味期限がバラバラで、入替に関わる業務の負担が大きい
4.災害時にどこから何を出すか、的確で早い判断・指示ができない
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ご提案内容
防災ご担当者様のこうしたお悩みを解決するため、弊社では独自に防災備蓄品を管理するための「期限管理システム」を開発。
「期限管理システム」とは
クラウド上に、拠点、倉庫、ご担当者、備蓄品の品名、数量、賞味期限等のデータをアップロード。様々なデバイスから、いつでもどこでも閲覧が可能となる環境をご提供しております。
【特徴】
1.各項目を画面上で並べ替えが可能。CSVファイルでダウンロードし加工することも可能
2.賞味期限が切れる前にメールでお知らせするアラート機能付
3.担当者ごとにIDを発行し、閲覧権限の階層化が可能
4.サーバーは世界シェア１位のAmazonのクラウドサーバーAWSを使用
5.安心のデジサート社セキュリティ（SSL/TLS）
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改善結果
■弊社で入力することにより、ご担当者のご負担が大幅に軽減
他社のほとんどのシステムは、IDだけ発行しご担当者様がご自身で入力するものですが、どこかの営業所ひとつでも正しい入力がされなかった場合、全体として正しいデータベースとは言えません。
毎月課金が発生するものの、結果としてほとんど使われない、いわゆる“使えないシステム”というのが実態です。
■積み上げられてきた災害対策の内容が、組織として継承される体制が確立
備蓄倉庫の図面や写真をアップロードすることも可能。ご担当者が変わられてもどこに、何があるか、次の入替はいつなのか、何を入れ替えるのか、予算はどれくらい必要になるか、などの情報が次のご担当者に確実に引き継がれるようになりました。